W jaki sposób najlepiej zdigitalizować dane?

Czy Twoje biuro lub biurko jest zawalone papierowymi teczkami? Czy nie chciałbyś posprzątać tego bałaganu i wreszcie się zorganizować?

Jednym z największych powodów, dla których warto konwertować dokumenty papierowe na pliki elektroniczne, jest długofalowa oszczędność czasu. Ludzie marnują godziny na przeszukiwanie fizycznych dokumentów w poszukiwaniu potrzebnych informacji. Gdy digitalizujesz dokumenty, wyszukiwanie informacji staje się znacznie szybsze i łatwiejsze, oszczędzając cenny czas i wysiłek. Ponadto dokumenty cyfrowe można łatwo udostępniać i odzyskiwać na znacznie większą skalę.

Dowiedz się więcej o powodach dla których warto zdigitalizować twoje dane.

Najlepszym sposobem na wykonanie tego zadania jest przekształcenie wszystkich papierowych dokumentów papierowych w cyfrowe „miękkie” kopie, które można przechowywać i uzyskiwać do nich dostęp online. Fizyczne dokumenty można łatwo zdigitalizować, co oferuje wiele korzyści.

Rzućmy okiem na niektóre z najlepszych sposobów digitalizacji dokumentów papierowych:

Urządzenia wielofunkcyjne

Urządzenie wielofunkcyjne wytwarza dobrej jakości cyfrowe dokumenty, ale wymaga to pewnego wysiłku z Twojej strony. Jeśli masz już takie urządzenie, powinno mieć wbudowany skaner, za pomocą którego możesz zdigitalizować papierowe dokumenty. Jednak nawet jeśli urządzenie wielofunkcyjne może automatycznie pobierać arkusze, nadal jest to dość czasochłonna metoda digitalizacji dokumentów papierowych. Jeśli masz dużą liczbę dokumentów, które muszą zostać zeskanowane, ta metoda może zająć trochę czasu. Urządzenia wielofunkcyjne również mają tendencję do zacinania się od czasu do czasu, co może prowadzić do frustracji i marnowania czasu. Ogólnie rzecz biorąc, to podejście powinno być stosowane tylko w przypadku urządzenia wielofunkcyjnego, do którego arkusz jest podawany automatycznie. Oszczędza to znaczną ilość czasu.

Skanery biurowe

To kolejny prosty sposób na digitalizację dokumentów papierowych. Dostępnych jest wiele rodzajów biurowych skanerów papieru, więc warto wybrać taki, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. Kilka rzeczy, o których należy pamiętać, to rozmiary papieru, które skaner może obsłużyć, szybkość, możliwość skanowania w kolorze i czarno-białym, opcje rozdzielczości i możliwości oprogramowania.

Mniej zaawansowane skanery mogą być dobrym sposobem na rozpoczęcie digitalizacji dokumentów, ale byłyby nie lada wyzwaniem, jeśli masz dużą ilość dokumentów do przejrzenia lub jeśli niektóre z nich mają nieregularny rozmiar lub typ. To może nie być absolutnie najlepszy sposób na skanowanie dokumentów, ale z pewnością wystarczy, jeśli masz tylko garść zwykłych dokumentów, które chcesz zdigitalizować. Natomiast jest to doskonałe rozwiązanie do skanowania bieżących dokumentów.

Bardziej zaawansowane skanery przyspieszają proces skanowania i oferują różne przydatne funkcje.

Aplikacje

Jeśli masz bardzo małą liczbę dokumentów papierowych, jedną z opcji jest po prostu zeskanowanie ich w aplikacji do skanowania na smartfonie lub tablecie. Na przykład aplikacja Dysk Google zawiera oprogramowanie OCR, które umożliwia skanowanie dokumentów i zapisywanie ich na dysku. Camscanner i Scanbot to inne popularne opcje. Ta metoda może być świetnym podejściem, jeśli nie wiesz, jak zdigitalizować dokumenty, ponieważ większość aplikacji ma dość proste instrukcje krok po kroku, które mogą wykonać niedoświadczone skanery. Jeśli jednak masz więcej niż garść przedmiotów, które chciałbyś zapisać, zdecydowanie nie jest to najlepszy sposób na skanowanie dokumentów. Skanowanie dużej ilości dokumentów zajmie ogromne ilości czasu. Zastosuj to podejście tylko wtedy, gdy chcesz zdigitalizować ograniczoną ilość dokumentów.

O CZYM NALEŻY PAMIĘTAĆ?

Pamiętaj o poniższych wskazówkach, aby zapobiec potencjalnym problemom:

  • Nie zawsze musisz skanować każdą kartkę papieru w Twoim biurze.
  • Sprawdź zasady przechowywania dokumentów w swojej organizacji, aby określić, co musisz zachować, a co po prostu zniszczyć.
  • Zapisuj pliki elektroniczne w uniwersalnym formacie pliku, takim jak pdf, aby zmaksymalizować użyteczność.
  • Jeśli kiedykolwiek otrzymasz fizyczną kopię, zdigitalizuj ją natychmiast, zamiast czekać. Jeśli przełożysz to na później, dokumenty po prostu się nagromadzą, a ich digitalizacja będzie kłopotliwa.
  • Utrzymuj wiele kopii zapasowych wszystkich elektronicznych kopii bazy danych na zewnętrznych dyskach twardych, serwerze lokalnym i/lub w chmurze.
  • Odpowiednio nazwij pliki i dodaj daty, aby można było je łatwo wyszukiwać. Upewnij się, że pliki cyfrowe są zorganizowane w foldery i podfoldery, dzięki czemu podczas późniejszego wyszukiwania możesz łatwo znaleźć potrzebne informacje.
  • Skanowanie dużej ilości dokumentów nie jest łatwym zadaniem i na pewno zdarzają się błędy. Upewnij się, że masz wdrożone kompleksowe zasady zapewniania jakości na każdym etapie procesu, aby zredukować błędy i zmaksymalizować jakość.

Sprawdź też co powinieneś zrobić zanim zaczniesz skanować dokumenty.

Interesują Cię tematy związane z: 

  • nowymi technologiami, 
  • organizacją zdalnego, hybrydowego miejsca pracy, 
  • cyfryzacją procesów w firmie 

Zapisz się na newsletter – czasami warto ;)