Jak wybrać skaner do biura?

skaner

Wiesz już, że potrzebujesz skanera. Teraz dowiedz się, jaki skaner biurowy będzie dla Ciebie najlepszy — oceń potrzeby w zakresie skanowania, wybierz odpowiedni typ skanera i rozważ funkcje, takie jak OCR, aby dokonać właściwego wyboru.

Nie wszystkie skanery są sobie równe. Jak każde inne narzędzie, skanery są przeznaczone do konkretnych zadań. Najlepszy skaner to skaner, który dopasowany jest do twoich potrzeb. Tak więc, przed kupnem skaner musisz rozważyć te potrzeby i znaleźć skaner, który spełni twoje wymagania.


Rozważ swoje potrzeby

Zanim znajdziesz odpowiednie narzędzie do pracy, musisz wziąć pod uwagę samą pracę. W szczególności musisz mieć jasny obraz wszystkich swoich potrzeb w zakresie skanowania, aby później dopasować te potrzeby do produktu. Aby rozpocząć, zadaj sobie następujące pytania.

Co skanujesz?

Jest to najważniejszy czynnik przy określaniu, którego skanera należy używać. Twoja potrzeba digitalizacji dokumentów może wahać się od dość prostych do bardzo złożonych zadań. Mimo to wszystko sprowadza się do rodzaju dokumentu i tego, co musisz zrobić z informacjami, które się na nim znajdują. Proste zadania, takie jak skanowanie wstecz dokumentacji w szafkach na dokumenty, aby zaoszczędzić przestrzeń, wymagają skanerów, które mogą skanować duże ilości dokumentów, ale nie potrzebują najnowocześniejszych funkcji. Poszukaj bardziej zaawansowanych funkcji, takich jak możliwość wyszukiwania i indeksowania, aby móc wyodrębniać informacje do ponownego wykorzystania. Dokumenty takie jak faktury, dokumentacja medyczna, listy przewozowe, wnioski o pożyczkę oraz nowe dokumenty pracownicze są dobrymi kandydatami do integracji z systemami biznesowymi.

Jak często skanujesz?

Ilość skanów, które musisz wykonać w danym dniu, decyduje o tym, jaką klasę skanera powinieneś kupić. Jeśli planujesz skanować tylko kilka dokumentów dziennie, inwestowanie w wytrzymały skaner nie ma sensu. Dobrymi opcjami dla jednorazowych potrzeb skanowania może być dedykowany skaner do małego biura, drukarka wielofunkcyjna (MFP) ze zintegrowanym skanowaniem, a nawet aplikacja do skanowania na smartfonie. Kluczową rzeczą, o którą należy zapytać, jest to, co chcesz uzyskać ze swoich dokumentów? Te opcje są wystarczające w przypadku mniejszych ilości, ale należy oczekiwać kompromisów w zakresie funkcjonalności, szybkości lub niezawodności. Jeśli potrzebujesz bardziej niezawodnego rozwiązania, skaner biznesowy klasy podstawowej jest idealną równowagą między potrzebami o małej objętości, a ulepszonymi możliwościami.

Im większe obciążenie, tym bardziej wytrzymały musi być Twój skaner dokumentów, aby go obsłużyć. Patrząc na specyfikacje skanera, zwróć uwagę na podany cykl pracy, aby dokonać porównań między modelami pod kątem liczby skanów, które jednostka może obsłużyć dziennie. Zwróć uwagę, że podany cykl pracy podaje maksymalną objętość i powinieneś wybrać model, który działa poniżej tej liczby.

Potrzebujesz optycznego rozpoznawania znaków?

Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) to oprogramowanie, które konwertuje zeskanowane obrazy na tekst do odczytu maszynowego. Ta technologia uwalnia moc informacji w Twoich dokumentach, umożliwiając ponowne wykorzystanie cennej zawartości, która została uwięziona na stronie na różne sposoby. Gdy Twoje dane zostaną zdigitalizowane, można je edytować, przeszukiwać i udostępniać.

Czy rozdzielczość ma znaczenie?

Prawie wszystkie skanery dokumentów biznesowych mają porównywalne specyfikacje rozdzielczości, więc ocena urządzeń na podstawie rozdzielczości nie powie Ci wszystkiego. Ważniejsza jest technologia przetwarzania obrazu, która steruje wybranym skanerem i oprogramowaniem do przechwytywania obrazu. Aby zoptymalizować dane OCR ze skanowanych dokumentów, kluczowa jest jakość obrazu. Rozmazane lub zaciemnione zeskanowane obrazy nie będą mogły być konsekwentnie odczytywane przez oprogramowanie OCR. Oznacza to, że wrócisz do deski kreślarskiej do digitalizacji; osoby w Twoim zespole będą musiały poświęcić znaczną ilość czasu na przygotowanie dokumentów do skanowania i ręczne wprowadzanie dokumentów, które nie zostały poprawnie przekonwertowane.

Poszukaj niektórych z tych kluczowych funkcji w swoim następnym rozwiązaniu do skanowania, aby w pełni wykorzystać swoją inwestycję:

  • Automatyczne przycinanie
  • Automatyczna orientacja
  • Automatyczna jasność
  • Ostrzenie
  • Wygładzanie kolorów
  • Usuwanie smug
  • Redukcja szumów
  • Usunięcie koloru tła
  • Segmentacja zdjęć
  • Binaryzacja (optymalizacja w czerni i bieli dla lepszych szybkości odczytu OCR)

A co z łącznością w chmurze?

Obecnie mamy więcej niż kiedykolwiek możliwości przechowywania plików i informacji, a Twoje rozwiązanie do skanowania powinno być wystarczająco elastyczne, aby dostosować się do Twojego rytmu pracy. Twoje oprogramowanie do przechwytywania obrazów określi, gdzie możesz wysłać zeskanowane obrazy. Większość skanerów jest dostarczana z oprogramowaniem, dzięki czemu możesz zacząć używać go od razu po wyjęciu z pudełka. Technologia Smart Touch, dostępna w większości skanerów firmy Alaris, umożliwia skanowanie i kierowanie do miejsca docelowego jednym dotknięciem. Wstępnie zdefiniowane przyciski umożliwiają wysłanie zadania we właściwe miejsce — niezależnie od tego, czy jest to poczta e-mail, komputer stacjonarny, czy repozytoria w chmurze, takie jak SharePoint.

Znajdź odpowiednie narzędzie do pracy

Skanery biurowe

Skanery biurowe są kompaktowe i ciche, co czyni je doskonałym wyborem w przypadku transakcji skierowanych do klientów. Skanowanie można wykonać szybko, bez konieczności odchodzenia od recepcji. Skanery Alaris S2050/S2070 umożliwiają użytkownikom tworzenie plików PDF, dołączanie dokumentów do wiadomości e-mail i przesyłanie do chmury lub innych miejsc docelowych, w zależności od potrzeb. Pomimo niewielkich rozmiarów i cichej pracy, skanery te mogą skanować do 5000 dokumentów dziennie.

Skanery departamentowe

Skanery departamentowe doskonale sprawdzają się w dużych biurach, w których wielu użytkowników z różnych działów korzysta ze sprzętu. Skaner Kodak i3300 o przepustowości do 110 stron na minutę może obsłużyć wielu użytkowników i zeskanować do 25 000 stron dziennie. Nawet przy całej tej mocy i3300 jest wystarczająco mały, aby można go było używać na biurku, pozostawiając wolną przestrzeń na podłodze.

Skanery produkcyjne

Skanery produkcyjne są przeznaczone do operacji na dużą skalę, takich jak kancelarie pocztowe i działy produkcyjne. Seria skanerów Kodak i4000 o przepustowości do 150 000 stron dziennie została zaprojektowana z myślą o ciągłej pracy. Skanery te oferują obsługę niestandardowych przedmiotów. Mogą na przykład skanować grubsze materiały takie jak karton lub bardzo długie dokumenty.

Skanery przenośne

Przenośne skanery są na tyle małe, że można je przenosić w dowolne miejsce. Mogą być przydatne, gdy musisz zeskanować dokument, a zrobienie mu zdjęcia po prostu nie wystarczy. Nic dziwnego, że przenośne skanery często nie oferują funkcji faksowania ani indeksowania. Skaner Kodak i940 jest zasilany przez port USB i pomimo niewielkich rozmiarów z łatwością radzi sobie z wieloma typami i rozmiarami dokumentów.

Specjalistyczne skanery płaskie

Jeśli Twój proces biznesowy wymaga regularnego skanowania paszportów lub innych małych, grubych lub delikatnych dokumentów w celu weryfikacji tożsamości, dedykowana funkcja skanowania płaskiego jest koniecznością. Płaski akcesorium Alaris Passport jest idealnym rozwiązaniem dzięki pełnej integracji ze skanerami serii Alaris S2000. Akcesorium do skanowania płaskiego można zadokować bezpośrednio do skanera, oszczędzając cenne miejsce. Płaski skaner zapewnia większe bezpieczeństwo kopiowania, a także umożliwia skanowanie z widocznym dokumentem, zapewniając klientom spokój ducha, gdy ich cenne dokumenty są widoczne podczas całej transakcji.

Interesują Cię tematy związane z: 

  • nowymi technologiami, 
  • organizacją zdalnego, hybrydowego miejsca pracy, 
  • cyfryzacją procesów w firmie 

Zapisz się na newsletter – czasami warto ;)