5 kroków do cyfryzacji twojego biznesu

Wraz z wprowadzeniem szczepionek na COVID możemy zacząć wyobrażać sobie dzień, w którym miejsce pracy powróci do normy — cokolwiek to oznacza.

W ciągu ostatniego roku ludzie nie tylko znaleźli nowe sposoby na regularne komunikowanie się z dalekimi przyjaciółmi, ale także odkryli sposoby na produktywność poza tradycyjnym środowiskiem biurowym. Po prawie roku pracy zdalnej wielu pracowników i firm może nie widzieć już potrzeby codziennego przychodzenia do biura.

Na długo zanim pandemia znalazła się na czyimś radarze, badania wykazały, że 70% firm miało już plany transformacji cyfrowej. Tylko w 2019 r. przeznaczyły 2 biliony na transformację cyfrową.

Oprócz zapewnienia natychmiastowego dostępu do plików pracownikom zdalnym, pozbycie się papieru wiąże się z korzyściami środowiskowymi, przestrzennymi, zwiększoną dostępnością do danych i zmniejszonymi kosztami.

Oto pięć kroków, które pomogą Twojemu zespołowi na drodze do stworzenia dostosowanego planu cyfryzacji:

Wyznacz cele cyfryzacji

Cyfryzacja na rzecz cyfryzacji to za mało. Musisz znać swoje powody przed kontynuowaniem. Zidentyfikowanie powodów, dla których chcesz przeprowadzić cyfryzację, może pomóc w lepszym nawiązaniu kontaktu z partnerami, dostawcami i interesariuszami. Nie ma jednej poprawnej odpowiedzi; będzie inny dla każdej firmy. Na przykład plan oparty na zrównoważonym rozwoju może mieć inne cele w zakresie cyfryzacji niż podejście oparte na cyberbezpieczeństwie.

Nie zapisuj wszystkiego domyślnie

„Zdigitalizuj wszystko” nie jest planem. Najpierw musisz zdecydować, czego potrzebuje Twoja organizacja i przeprowadzić dogłębny audyt. Może zdecydujesz, że musisz wszystko zatrzymać. Jednak jeśli masz stosy papierowych faktur od 1977 r. oznaczonych jako „opłacone” i nie ma szans, że będziesz ich ponownie potrzebować, to marnujesz czas, pieniądze i przestrzeń dyskową na ich digitalizację.

Musisz zrobić szczegółową inwentaryzację dokumentów, które Twoja firma już posiada, i zdecydować, co zachować, a co nie. Wszystko, czego Twój zespół nie chce zachować, należy bezpiecznie usunąć. Audyt, który zagłębia się w przeszłość, pomoże Ci przygotować się na przyszłość.

Ustanów procesy i procedury

Twoje życie biznesowe po COVID i cyfryzacji musi mieć solidne procesy. W jaki sposób przekonwertujesz dane? Co dzieje się z dokumentacją po jej digitalizacji? Jak długo różne przedmioty są przechowywane w formie cyfrowej i jaki jest bezpieczny proces ich pozbywania się? Na przykład, jeśli Twoja firma przyjmuje zamówienia kartą kredytową, być może zdecydujesz, że zamówienia są przechowywane przez trzy lata, dokumenty podatkowe na pięć lat, a umowy na 10 lat.

Nie ustalając, w jaki sposób Twoja firma chce pozbyć się nieaktualnych lub nieużywanych plików papierowych, narażasz poufne informacje na ryzyko. Dzięki jasno zarysowanym procesom digitalizacji od samego początku, wysiłek Twojego zespołu będzie bardziej skuteczny.

Plan na potrzeby bezpieczeństwa

Pomimo nagłówków, które słyszymy o hakerach i naruszeniach bezpieczeństwa danych, cyfryzacja z solidnym planem bezpieczeństwa jest niezbędna. Tak, hakerzy mogą uzyskać dostęp do słabo chronionych danych. Ale katastrofa, taka jak pożar, może spalić dane z lat, a bez nich Twoja firma może zniknąć na zawsze. Kiedy papier zniknie, nie można go odzyskać.

Dzięki cyfryzacji szanse na tego typu awarie są znikome. Tak więc, gdy Twoja firma udoskonala swój plan cyfrowy, plan cyberbezpieczeństwa powinien być tworzony równolegle. W celu ochrony wyjątkowo wrażliwych danych, odpowiedzią może być opcja przechowywania poza siedzibą, w której nie może znajdować się szczelina powietrzna.

Poznaj przepisy dotyczące danych

Jeśli przechowujesz informacje o karcie kredytowej, dane medyczne lub informacje finansowe w niezabezpieczonych plikach dokumentów, nie tylko dokonujesz złego wyboru w zakresie bezpieczeństwa — narażasz również swoją firmę na potencjalnie wysokie grzywny i kary ze strony organów nadzoru. Coraz więcej podmiotów wprowadza przepisy chroniące prywatność konsumentów. Dni beztroski z danymi minęły.

Nie oszczędzaj na treningu

Wreszcie, nie możesz wdrożyć planu cyfryzacji i oczekiwać, że wszyscy natychmiast wpadną w nową rutynę. Pracownicy będą musieli zostać przeszkoleni, zadania muszą być delegowane, a każdy będzie potrzebował trochę czasu, aby oswoić się z nowym systemem. Twoja firma będzie również musiała zgromadzić zespół dostawców, oprogramowania i interesariuszy, aby Twój plan zadziałał.